Datenschutz

Mit dem Online-Service der Zusatzversorgungskasse der Stadt Hannover bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Auskünfte über ihre Versicherten abzufragen bzw. Änderungen an ihrem Datenbestand vorzunehmen. Dieser Service steht Ihnen in der Regel von Montag bis Donnerstag von 6:00 Uhr bis 20:00 Uhr und Freitag von 6:00 Uhr bis 12:00 Uhr zur Verfügung.

Gemäß § 1 Abs. 1 der Satzung der ZVK der Stadt Hannover ist es die Aufgabe der Zusatzversorgungskasse, die betriebliche Altersversorgung für die Beschäftigten ihrer Mitglieder zu gewährleisten. Hierzu können wir Daten der Versicherten aufgrund § 13 Abs. 3 der Satzung der Zusatzversorgungskasse ohne Einwilligung erheben und verarbeiten.

Hinsichtlich der Einzelheiten zum Datenschutz und zur Datenverarbeitung verweisen wir auf unsere entsprechende Information auf unserer Homepage:

www.zvk-hannover.de/Datenschutz

Die Zusatzversorgungskasse der Stadt Hannover verarbeitet Ihre Mitgliedsdaten sowie die personenbezogenen Daten Ihrer Beschäftigten in Erfüllung ihrer versicherungsvertraglichen Verpflichtung gegenüber Ihnen. Wir benötigen diese Daten für die Leistung einer zusätzlichen Alters-, Erwerbsminderungs- und Hinterbliebenenversorgung. Diese Daten erhalten wir von Ihnen aufgrund Ihrer Auskunftspflicht nach § 13 der Satzung. Hierbei handelt es sich insbesondere um Name, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Familienstand, Jahresmeldungen (z.B. Entgeltdaten, An- bzw. Abmeldung zur Zusatzversorgung, Altersteilzeit, Mutterschutzzeiten, Elternzeit), Sozialversicherungsnummer und Steuer ID.

Zudem verarbeiten wir - soweit für die Feststellung der Umlage- und Beitragspflicht und der Leistungsansprüche erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von Dritten in zulässiger Weise erhalten haben (insb. Gerichte, Sozialversicherungsträger, anderen Zusatzversorgungseinrichtungen, Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen sowie Finanzbehörden).

Durch die Portalnutzung fallen weitere personenbezogene Daten zu Ihrem Nutzerprofil (Nutzername bzw. E-Mail) sowie Daten zu Ihren Aktivitäten insbes. Ihre Zugriffe im Portal an. Diese speichern wir aus Sicherheitsgründen zur Nachvollziehbarkeit und Betrugsvermeidung.

Bei Nutzung dieses Portals werden von uns Cookies (kleine Dateien) auf Ihrer Festplatte gesetzt. Zum einen verwenden wir zur besseren Navigation temporäre Session-Cookies, welche nach der Session gelöscht werden. Sollten Sie durch die Einstellung des Internetbrowsers die Verwendung von Cookies ablehnen, hat dies keinen Einfluss auf die Lesbarkeit der Seiten, sondern nur auf deren Layout-Gestaltung. Weiterhin dienen Cookies der Speicherung des temporären Zufallsschlüssels während der Dauer der Verbindung. Hier sind diese Cookies für Ihren Zugang technisch erforderlich.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Zusatzversorgungskasse der Stadt Hannover erfolgt gemäß den datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere gemäß der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sowie dem Niedersächsischen Datenschutzgesetz /NDSG). Für die Zusatzversorgungskasse der Stadt Hannover stehen dabei die Grundsätze der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung und Transparenz, der Datenintegrität und Vertraulichkeit sowie der Datenminimierung im Vordergrund.

Wir verarbeiten die vorgenannten Daten:

1. Zur Erfüllung unserer versicherungsvertraglichen Verpflichtung gegenüber Ihnen bzw. in Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b und Buchstabe c EU-DSGVO)
2. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO) Wir unterliegen diversen rechtlichen Verpflichtungen, d.h. gesetzlichen Anforderungen (z.B. Steuergesetze, Sozialgesetze) und aufsichtlichen Vorgaben. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören die Erfüllung steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten.

Innerhalb der Zusatzversorgungskasse der Stadt Hannover erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf die Daten, die diese zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese die Vertraulichkeit und unsere datenschutzrechtlichen Weisungen wahren.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unseres Hauses ist zunächst zu beachten, dass wir zur Verschwiegenheit über alle personenbezogenen Daten verpflichtet sind, von denen wir Kenntnis erlangen. Personenbezogene Informationen dürfen wir nur weitergeben, wenn wir zur Erteilung einer Auskunft aufgrund unserer Aufgabe befugt, durch gesetzliche Bestimmungen verpflichtet sind oder der Betroffene eingewilligt hat. Dabei haben die von uns beauftragten Auftragsverarbeiter gleichgerichtet die Einhaltung der Vertraulichkeit sowie die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes zu garantieren.

Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:

• Öffentliche Stellen und Institutionen (Finanzbehörden, Gerichte, Aufsichtsbehörden, Sozialversicherungsträger)
• Auftragsverarbeiter, an die wir zur Durchführung unserer Aufgabe personenbezogene Daten übermitteln. (z.B. Druckdienstleister, EDV-/ IT-Unterstützungs- und Wartungsdienstleister, Verantwortlicher Aktuar, Zahlungsverkehrsdienstleister, Rechtsbeistände, Versicherungen)

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung von Aufträgen (z.B. Zahlungsaufträge) erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten), der Betroffene uns eine Einwilligung erteilt hat oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Werden Dienstleister in einem Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.

Wir verarbeiten und speichern die personenbezogenen Daten solange es für die Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass das Versorgungsverhältnis über viele Jahre und hinsichtlich der Hinterbliebenenversorgung über den Tod der originär versicherten Person hinaus angelegt ist. Sind die Daten für die Erfüllung der Versorgungsaufgabe oder sonstiger gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese gelöscht. Dabei beachten wir die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen insbesondere des Gesetzes zur Verbesserung der betrieblichen Altersversorgung, des Handelsgesetzbuchs, der Abgabenordnung und der Sozialgesetzbücher. Die in Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung vorgegebenen Fristen betragen sechs bis zehn Jahre. Außerdem ist eine Weiterverarbeitung zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften erforderlich. Nach den Verjährungsfristen des Gesetzes zur Verbesserung der betrieblichen Altersversorgung können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen.

Die Überwachung der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften unterliegt innerhalb der Zusatzversorgungskasse der Stadt Hannover dem Datenschutzbeauftragten der Landeshauptstadt Hannover. Die/der Datenschutzbeauftragte ist gemäß Art. 39 EU-DSGVO in dieser Eigenschaft weisungsfrei.

Die/der Datenschutzbeauftragte der Landeshauptstadt Hannover
Telefon: 0511 / 168 45355
Telefax: 0511 / 168 46373
E-Mail: 18.DS@hannover-stadt.de
ist in allen datenschutzrechtlichen Fragen im Zusammenhang mit der
Zusatzversorgungskasse der Stadt Hannover Ihr Ansprechpartner.

Zuständige Aufsicht für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften bei den öffentlichen Stellen des Landes Niedersachsen ist gemäß § 18 NDSG auch die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen. Diese wird nach der Wahl durch den Landtag auf die Dauer von acht Jahren berufen. Sie/er ist in Ausübung ihres/seines Amtes unabhängig und nur dem Gesetz unterworfen.

Landesbeauftragte*r für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstr. 5
30159 Hannover

Telefon: 0511 / 120 4500
Telefax: 0511 / 120 4599
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
Internet: www.lfd.niedersachsen.de

Mit Ihrem Zugriff auf die Portalseite der ZVK der Stadt Hannover werden mögliche Identifizierungsdaten (IP-Adresse) und weitere Angaben (Datum, Uhrzeit, betrachtete Seite) zu anonymen statistischen Zwecken und zu Zwecken der Datensicherheit gespeichert. Diese gespeicherten Daten werden nicht für andere Zwecke verwendet und nach drei Monaten wieder gelöscht.

Die Seiten der ZVK der Stadt Hannover verwenden zur besseren Navigation temporäre Session-Cookies, welche nach der Session gelöscht werden. Sie haben jedoch bei Deaktivierung keinen Einfluss auf die Lesbarkeit der Seiten und speichern keine personenbezogenen Daten. In geschlossenen Mitgliederbereichen werden Cookies zur Speicherung des temporären Zufallsschlüssels während der Dauer der Verbindung genutzt. Hier sind Cookies unbedingt erforderlich.

Soweit Sie auf den Internetseiten der ZVK der Stadt Hannover die Möglichkeit haben, der ZVK der Stadt Hannover online Daten zur Verfügung zu stellen, erfolgt die Übertragung der Daten verschlüsselt unter Verwendung einer sogenannten SSL/TLS-Verbindung mit einer Verschlüsselungsstärke von 128 Bit. Das dabei verwendete Verfahren entspricht dem aktuellen Stand der Technik und stellt einen sicheren Schutz Ihrer Daten gegenüber einer Kenntnisnahme durch Unbefugte dar.

Der von Ihnen verwendete Internet-Browser muss eine Verschlüsselungsstärke von 128 Bit unterstützen und für die Verwendung von SSL/TLS, Java Script und Cookies konfiguriert sein. Das Betreten und Verlassen der unter Verwendung von SSL/TLS gesicherten Seiten wird von Ihrem Internet-Browser angezeigt, wenn dieser entsprechend konfiguriert ist. Die Statusleiste Ihres Internet-Browsers zeigt beim Betrachten einer unter Verwendung von SSL/TLS gesicherten Seite ein kleines Vorhängeschloss. Beim Doppelklicken auf dieses Symbol öffnet sich das gültige Zertifikat.

Wenn Sie der ZVK der Stadt Hannover eine E-Mail senden, wird Ihre E-Mail-Adresse von der ZVK der Stadt Hannover ausschließlich zur Korrespondenz mit Ihnen verwendet und nicht an Dritte weitergegeben.